Guía completa y lista de comprobación para la seguridad física en la oficina

La seguridad es una prioridad cuando diriges las instalaciones de una empresa, ya sean grandes o pequeñas, y puede incluir medidas como cerraduras y cámaras de seguridad, así como protocolos para gestionar el acceso al edificio y supervisar la actividad en su interior. Pero, ¿cómo puedes saber si tu seguridad física es suficientemente eficaz? Una evaluación de la seguridad física medirá hasta qué punto tu edificio y sus ocupantes están protegidos frente a posibles amenazas. 

Una forma de determinar la eficacia de las medidas de seguridad de tus instalaciones es realizar una auditoría de seguridad física y llevar a cabo inspecciones que ayuden a identificar posibles puntos débiles y amenazas, garantizando que las instalaciones estén adecuadamente protegidas contra amenazas como robos, violaciones de datos y accesos no autorizados. Según una investigación del Ponemon Institute LLC, las organizaciones que ponen a prueba sus medidas de seguridad tienen mucha más confianza en su seguridad física general, lo que les permite concentrarse en aspectos empresariales más importantes. 

Se recomienda contratar a un auditor de seguridad física externo para garantizar que cumples los requisitos de seguridad reglamentarios, las normas del sector y que tengas en cuenta las últimas vulnerabilidades conocidas. Sin embargo, no todas las organizaciones disponen del presupuesto para hacerlo. Si aún no estás preparado para contratar a un auditor, elaborar una lista de comprobación interna de seguridad física puede ayudarte a reforzar tus medidas de seguridad. 

En este artículo, te proporcionaremos una lista de comprobación de la seguridad en la oficina que puedes utilizar para evaluar tu seguridad física actual e identificar los problemas y las áreas que necesitan mejorar. Aunque esta lista de comprobación de la seguridad de la oficina es una guía útil, no sustituye a una auditoría y certificación profesionales. Te recomendamos que hables con un auditor de seguridad física después de realizar tu propia lista de comprobación de la seguridad del edificio para asegurarte de que no se pasa nada por alto.

¿Qué es una evaluación de riesgos para la seguridad física?

También llamada auditoría de seguridad, una evaluación de la seguridad física es una evaluación sistemática de una instalación y sus medidas de seguridad, con el objetivo de identificar posibles vulnerabilidades y áreas susceptibles de mejora. 

Puede implicar una revisión de las políticas y procedimientos de seguridad, una inspección de las instalaciones físicas, pruebas de carga de los sistemas de seguridad y entrevistas con los empleados. La evaluación de riesgos de la seguridad física debe centrarse en la protección de las personas, los bienes y la información, y debe tener en cuenta amenazas potenciales como robos, catástrofes naturales y hurtos internos.

El objetivo de una auditoría de seguridad de oficinas es garantizar que las instalaciones están adecuadamente protegidas frente a posibles amenazas y que las medidas de seguridad son eficaces y adecuadas. Una buena auditoría de seguridad de la oficina también garantizará que todo el equipo de seguridad existente funcione correctamente en caso de infracción o emergencia. No querrás esperar a que se produzca un incidente para saber que algunos de tus protocolos y dispositivos instalados no funcionan. 

¿Qué ocurre durante una evaluación de riesgos físicos?

Hay varios pasos y elementos clave en una lista de comprobación de auditoría de seguridad física. 

1. Revisión de políticas y procedimientos. Este paso incluye la revisión de las medidas de control de acceso, las patrullas de seguridad y los protocolos de respuesta a incidentes para determinar cualquier punto débil o incoherencia en las prácticas de seguridad. Un auditor de seguridad física puede hacer recomendaciones para mejorar, si es necesario. 

2. Inspección de las instalaciones físicas. En esta parte de la evaluación de riesgos de seguridad física, un auditor inspeccionará la construcción del edificio, la distribución, la iluminación y el paisajismo en busca de deficiencias en la infraestructura que puedan ser fácilmente aprovechadas, y ofrecerá recomendaciones para mejoras o actualizaciones.
3. Probar tus sistemas de seguridad. La tecnología es estupenda, pero sólo si funciona a pleno rendimiento. Por eso es importante evaluar las cerraduras electrónicas, las cámaras de seguridad, sistemas de alarma y toda computadora involucrada para asegurarse de que funcionan correctamente y carecen de problemas de operación.
4. Entrevistas a los empleados. El último paso de una oficina de seguridad te ayudará a comprender mejor hasta qué punto cada trabajador en tu empresa es susceptible de que agentes malintencionados intenten aprovecharse de ellos para acceder a tus instalaciones, así como a asegurarte de que saben cómo actuar en caso de una brecha o un desastre natural.

En general, una lista de comprobación de evaluación de la seguridad física es una herramienta importante para garantizar la seguridad y protección de una instalación. Realizando periódicamente evaluaciones de riesgos y aplicando las recomendaciones de seguridad, las instalaciones pueden reducir el riesgo de infracciones y mantener un entorno de trabajo seguro.

¿Con qué frecuencia debo realizar una evaluación de riesgos para la seguridad física?

Mediante la realización periódica de evaluaciones, las instalaciones pueden identificar cualquier laguna en sus medidas de seguridad y tomar medidas para abordarlas y mejorarlas. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de violaciones de la seguridad y a mantener un entorno seguro para los empleados y los bienes. 

En general, se recomienda realizar cada año una exhaustiva lista de comprobación de la seguridad física del edificio. Sin embargo, según la ubicación, el tamaño y el sector de la organización, la frecuencia puede variar. Las organizaciones más grandes con cientos de empleados pueden querer realizar auditorías más frecuentes.

Listas de comprobación de seguridad física para oficinas y edificios comerciales

Aunque una evaluación exhaustiva de los riesgos para la seguridad física debe llevarla a cabo un profesional, sigue siendo útil realizarla tú mismo como parte de una estrategia de seguridad proactiva. Sigue la siguiente lista de comprobación de seguridad de edificios para evaluar lo preparadas que están tus instalaciones frente a una posible amenaza. 

Lista de control de seguridad en oficinas

¿Dispones de una política de seguridad en la oficina? Para realizar una lista de comprobación de la seguridad en la oficina, empieza por las medidas y protocolos que existen para proteger a las personas, los bienes y la información de posibles amenazas. 

Si no tienes una política escrita, ahora es un buen momento para esbozar todas tus medidas de seguridad. Aunque tu oficina disponga de un código de procedimiento, es importante revisar y actualizar periódicamente las políticas. Como parte de una evaluación de la seguridad física, esto es necesario para garantizar que son eficaces y adecuadas para el panorama de amenazas en constante cambio. 

El objetivo de revisar las políticas para la lista de control de seguridad de tu oficina es identificar cualquier laguna o incoherencia en las prácticas de seguridad y ofrecer recomendaciones para mejorarlas. Para evaluar si tus políticas y procedimientos actuales funcionan, utiliza esta lista de comprobación de la seguridad en la oficina: 

• ¿Cuál es el alcance de tu revisión de seguridad? Puede ser toda la organización, un departamento o unidad de negocio concretos, o un proceso o sistema en particular.
• ¿Dispones de políticas o procedimientos internos de seguridad?
• ¿Existen normas reglamentarias o procedimientos industriales relevantes que deba seguir tu organización?
• ¿Siguen siendo pertinentes y están actualizadas todas las políticas? Ten en cuenta los cambios en la organización, la tecnología o las amenazas que puedan haberse producido desde la última revisión de la política.
• ¿Hay lagunas o incoherencias en tus políticas actuales? Por ejemplo, ¿diversas políticas entran en conflicto entre sí, o algunas políticas no proporcionan suficiente orientación sobre cómo manejar determinadas situaciones?
• ¿Falta algún control o requisito en la lista de comprobación de seguridad de tu oficina que deba revisarse o comprobarse para garantizar su cumplimiento?
• ¿Tienes alguna forma de documentar los resultados de las auditorías periódicas de seguridad de los edificios de oficinas, incluidas las recomendaciones para mejorar la seguridad?

Lista de control de inspección de los locales físicos

Después de haber revisado y evaluado tus políticas y procedimientos actuales, lo siguiente en tu lista de comprobación de evaluación de riesgos para la seguridad física es inspeccionar tus instalaciones reales. Esto incluye comprobar tus estructuras físicas y las instalaciones en general para identificar cualquier cosa que pueda afectar a la integridad de tu seguridad física.

El mantenimiento es una parte que suele pasarse por alto en la lista de comprobación de la seguridad de un edificio de oficinas, pero tener un espacio limpio y desordenado puede marcar una gran diferencia cuando se trata de seguridad. Un local con escombros, basura o jardines descuidados puede ser un objetivo más fácil para los delincuentes, mientras que un interior desorganizado puede provocar respuestas más lentas en momentos críticos.

Utiliza esta lista de comprobación de la seguridad física del edificio para comprobar e inspeccionar las instalaciones físicas de tu centro.

El exterior del edificio

• ¿Los puntos de entrada, como puertas y ventanas, son seguros y funcionan correctamente?

• ¿Existen puntos vulnerables, como ventanas o puertas sin asegurar, que puedan ser aprovechados por posibles intrusos?

• ¿Toda la iluminación exterior es eficaz y está en buen estado de funcionamiento?

• ¿Tienes señalización visible y cámaras de seguridad, si son necesarias?

• ¿Está asegurado y bien mantenido el perímetro del edificio?

El interior del edificio

• ¿Hay rincones oscuros o zonas no seguras donde no tengas visibilidad? 

• ¿La disposición de las instalaciones proporciona al personal de seguridad líneas de visión claras hacia los puntos de entrada clave
• ¿Existen vulnerabilidades potenciales, como zonas no seguras o puntos débiles en la estructura del edificio, que podrían ser aprovechados por posibles intrusos?
• ¿Están bien organizados tus armarios y almacenes informáticos?
• ¿Dispones de un sistema de registro de visitas?

Lista de comprobación para probar los sistemas de seguridad

La mayoría de los edificios actuales tienen instalada tecnología de seguridad: cámaras de videovigilancia, control de accesos, alarmas y sistemas de gestión de edificios. Sin embargo, que fueran probados cuando se instalaron no significa que sigan funcionando como deberían. 

Por eso es vital probar periódicamente tu tecnología de seguridad durante una evaluación de riesgos para la seguridad física del edificio. Esto puede incluir la ejecución de informes para garantizar que no se ha pasado por alto ninguna vulnerabilidad, pero también debería incluir pruebas de carga de tus sistemas con robos simulados o simulacros de seguridad.

He aquí algunas preguntas clave para la lista de comprobación de la seguridad de tu oficina: 

Control de acceso

• ¿Cómo se conceden y gestionan los permisos¿Cómo se emiten y gestionan las tarjetas o fichas de acceso?

• Cómo se generan los registros e informes de acceso y con qué frecuencia se revisan?

• ¿Cómo se integra el sistema de control de acceso con otros controles de seguridad (por ejemplo, detección de intrusos, cortafuegos y encriptación de datos)?

• ¿Existen vulnerabilidades o puntos débiles en el sistema de control de acceso que puedan comprometer la seguridad?

• ¿Se han producido incidentes o violaciones de la seguridad del control de accesos en el pasado, y has abordado esas vulnerabilidades?

• ¿Qué grado de fiabilidad tienen tus lectores y cerraduras?

Seguridad por vídeo

• ¿Están todas tus cámaras de seguridad conectadas y funcionan correctamente? 

• ¿Dan todas las cámaras una imagen clara y de alta definición, incluso en condiciones de iluminación variables?
• ¿Hay zonas de alto riesgo equipadas con cámaras de seguridad?
• ¿Cómo se supervisan las grabaciones de las cámaras? Si no tienes vigilancia 24 horas al día, 7 días a la semana, ¿tienes configuradas alertas para cualquier actividad sospechosa?
• ¿Cómo está protegido el almacenamiento de datos de vídeo?
• ¿Tienes suficiente almacenamiento de datos de vídeo para cumplir las normas del sector en materia de auditoría?

Entrevistar a los empleados para evaluar los riesgos para la seguridad física

Tus políticas de seguridad sólo son eficaces si tus empleados siguen todos los procedimientos y buenas prácticas. Por eso entrevistar a los empleados debe formar parte de tu lista de comprobación de la seguridad en la oficina. Hablar con el personal puede proporcionarte información valiosa sobre lo bien que se transmiten en tu organización los conocimientos y las prácticas de seguridad. Con ello, puedes determinar si los empleados conocen y han recibido formación sobre los protocolos de seguridad y si los siguen en su trabajo diario.

Además, entrevistar a los empleados durante una auditoría de la lista de comprobación de seguridad de un edificio te puede ayudar a identificar posibles vulnerabilidades en la seguridad de una instalación. Por desgracia, no todo puede detectarse durante una evaluación de riesgos para la seguridad física de tus instalaciones y sistemas. Por ejemplo, tus empleados pueden tener algunas preocupaciones de seguridad que pueden convertirse en algo grave si no se abordan adecuadamente. 

Entrevistar a los empleados también puede ayudar a garantizar que son conscientes de los posibles riesgos y amenazas para las instalaciones y están preparados para afrontarlos. Comprometiéndose con los empleados y proporcionándoles información sobre medidas y protocolos de seguridad, puedes ayudarles a sentirse más seguros y preparados en caso de incidente de seguridad. Esto puede ayudar a fomentar una cultura de la seguridad en tus instalaciones y mejorar la seguridad y la moral generales del lugar de trabajo.

He aquí algunos ejemplos de preguntas para una lista de comprobación de auditoría de seguridad física: 

• ¿Conocen los empleados la política de seguridad de tu compañía?

• ¿Cuáles son los procedimientos para informar de incidentes o violaciones de la seguridad?

• ¿Cómo pueden los empleados identificar y evitar los ataques de phishing y otros tipos de ingeniería social?

• ¿Qué medidas existen para proteger los datos y sistemas de la compañía?

• ¿Cuáles son las normas para acceder a datos y sistemas sensibles?

• ¿Son conscientes los empleados de los riesgos y amenazas potenciales para las instalaciones, y saben cómo responder en caso de emergencia?

Cuando incluyes a tus empleados en la lista de comprobación de la evaluación de riesgos para la seguridad física, pueden sentirse escuchados, valorados y protegidos. Esto puede ayudar a crear una sensación de seguridad en tu lugar de trabajo, al tiempo que refuerza las medidas actuales que tienes en marcha. 

Lista de comprobación de seguridad de edificios de oficinas para catástrofes naturales

Las catástrofes naturales supusieron en España un coste total de alrededor de 3.600 millones de euros en el año 2021, según el último Barómetro Anual de las Catástrofes. Aunque esta cifra incluye tanto instalaciones privadas como comerciales, no deja de ser una llamada de atención para las empresas que piensan que son inmunes a los daños duraderos de las catástrofes naturales, que a menudo detienen las operaciones durante largos periodos de tiempo. 

Aunque no puedes evitar que ocurran estas catástrofes, sí puedes disponer de protocolos y medidas para mitigar los daños que puedan ocasionar. A continuación encontrarás una lista de comprobación de la seguridad en la oficina que puedes utilizar para mitigar los daños de las catástrofes naturales: 

• Identifica las posibles catástrofes naturales propensas en tu zona que podrían afectar a las instalaciones, como terremotos, huracanes o inundaciones.

• Elabora un plan para responder a cada tipo de catástrofe, que incluya procedimientos de evacuación de emergencia, protocolos de comunicaciones de emergencia y suministros de emergencia.

• Comunica el plan a todos los empleados y realiza periódicamente cursos de formación y simulacros para asegurarte de que todos saben qué hacer en caso de catástrofe.

• Instala medidas de protección, como muros reforzados, persianas o barreras contra inundaciones, para reducir el riesgo de daños por catástrofes naturales.

• Desarrolla sistemas de reserva y fuentes de energía de emergencia para garantizar que los sistemas y equipos críticos puedan seguir funcionando en caso de catástrofe.

• Crea kits y reservas de suministros de emergencia para garantizar que los suministros esenciales, como agua, alimentos y material médico, estén disponibles en caso de catástrofe.

• Vigila las condiciones meteorológicas y las alertas, y mantente informado sobre posibles catástrofes naturales.

• Utiliza sistemas de vigilancia y alerta meteorológica, como sirenas o alertas, para comunicar rápida y eficazmente las amenazas potenciales a los empleados y otros ocupantes de las instalaciones.

¿Está tu lugar de trabajo preparado para las amenazas a la seguridad del edificio?

Al evaluar sistemáticamente las medidas y políticas de seguridad vigentes, una lista de comprobación de la seguridad de la oficina es vital para identificar posibles vulnerabilidades y amenazas. Como herramienta de evaluación de riesgos para la seguridad física, una buena lista de control de auditoría de seguridad puede ayudar a las instalaciones a mitigar posibles amenazas y mantener un entorno seguro para empleados y bienes. 

Con las listas de comprobación de seguridad de edificios de oficinas y las directrices descritas en este artículo, las empresas pueden realizar auditorías preliminares de seguridad física eficaces, y obtener información crucial sobre lo que deben buscar cuando trabajen con auditores profesionales de seguridad de edificios. Esto puede proporcionar tranquilidad y garantizar que una instalación está adecuadamente protegida contra posibles amenazas, incluso cuando el panorama de la seguridad sigue evolucionando.