Guía completa de sistemas de control de acceso y cerraduras con tarjeta llave para empresas

Los sistemas de acceso con tarjeta llave o los sistemas de entrada con llavero electrónico son ideales para proteger y gestionar las entradas de cualquier edificio o instalación. Utilizando un sistema de tarjetas llave, puedes asegurarte de que el personal adecuado tiene acceso en el momento adecuado, prohibiendo al mismo tiempo la entrada no autorizada y limitando el acceso a zonas restringidas.

Aunque los sistemas de control de acceso mediante tarjetas llave son una forma estupenda de mejorar la seguridad física, también pueden integrarse con sistemas comerciales de CCTV o sistemas de alarma para obtener mayores ventajas de seguridad. En otras palabras, estos sistemas de tarjetas de acceso son increíblemente versátiles y fáciles de usar, con varias opciones en función de tus necesidades.

Sin embargo, elegir los sistemas de tarjetas de acceso adecuados para tu empresa puede ser todo un reto. En esta guía, descubrirás todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de tarjetas de acceso para tomar la mejor decisión para tu negocio.

¿Qué es un sistema de tarjetas llave para el control de accesos?

Una solución de acceso mediante tarjeta llave es una combinación de credenciales de tarjetas, dispositivos lectores y cerraduras de puertas que limitan el acceso a un edificio o espacio. Este sistema de acceso mediante tarjetas llave funciona verificando la información almacenada en la tarjeta llave a través del lector de tarjetas de seguridad. El sistema de acceso mediante tarjeta llave permitirá o denegará la entrada en función de los privilegios de acceso asignados al titular de la tarjeta.

Componentes de los sistemas de control de acceso con tarjeta

Los sistemas de seguridad de acceso con tarjeta constan de varios componentes diferentes:

• Tarjetas llave para puertas: Son tarjetas de seguridad para puertas con chips incorporados que almacenan información sobre la identidad del usuario.
• Lector de tarjetas llave: Dispositivo de seguridad para leer tarjetas instalado en puertas y portones que lee la información almacenada en las llaves electrónicas de las tarjetas.
• Controlador: Es la unidad principal del sistema de acceso mediante tarjeta llave. El controlador envía órdenes para abrir o cerrar puertas según sea necesario, comunicándose con la base de datos de usuarios.
• Cerradura electrónica de tarjeta-llave: Las cerraduras de tarjeta-llave son mecanismos que bloquean o desbloquean la puerta cuando se pasa una tarjeta-llave válida. Una cerradura de puerta de tarjeta-llave puede activarse manual o automáticamente según el tipo de sistema de tarjeta de acceso que se utilice.
• Dispositivos de autenticación multifactor (MFA): Algunos sistemas de entrada con tarjeta llave requieren que los usuarios introduzcan un código PIN además de pasar su tarjeta electrónica para mayor seguridad.
• Software de sistemas de tarjetas de acceso: Los sistemas de acceso a puertas mediante tarjeta llave requieren software para almacenar los datos de los usuarios, gestionar los derechos de acceso y supervisar la actividad del sistema.

¿Cómo funciona una solución de acceso con tarjeta llave?

Los sistemas actuales de acceso con tarjetas llave suelen basarse en la tecnología RFID o de banda magnética, que permite a los usuarios tocar, deslizar o utilizar la proximidad a una máquina de tarjetas llave para acceder a una zona segura.

La tarjeta-llave se programa con los datos de la persona para que los lectores puedan identificarla. Entonces, cuando alguien pasa o acerca su tarjeta lo suficiente al escáner, éste captura la información y la envía al controlador para su verificación.

El controlador coteja la identidad del usuario con la base de datos y le concede acceso si está autorizado a entrar en esa zona. También puede activar medidas de seguridad adicionales, como alarmas o alertas de texto al personal de seguridad.

Si el sistema lector de tarjetas de acceso a puertas requiere seguridad adicional, este puede configurarse para utilizar teclados. Estos dispositivos permiten al titular introducir un código personal además de presentar su tarjeta. La combinación de estas dos medidas ayuda a garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder a las zonas sensibles.

Por último, el software del sistema de tarjetas de acceso procesa todo y permite a las empresas hacer un seguimiento de quién ha accedido a qué zonas y cuándo. Proporciona aún más control sobre quién entra en las instalaciones.

Tipos de sistemas de control de acceso y portero automático para aplicaciones empresariales

Las organizaciones que necesitan seguir los movimientos del personal y proteger zonas con información confidencial pueden plantearse implantar soluciones de cierre de puertas con tarjeta llave para empresas. Disponer de una solución de seguridad fiable y personalizada es fundamental para proteger los activos de la empresa. Aun así, puede ser difícil determinar qué tipo de sistema de tarjeta-llave satisface mejor las necesidades de tu organización.

Aquí tienes algunos tipos de soluciones de cerradura de puerta de tarjeta-llave junto con sus mejores aplicaciones:

Sistemas de acceso con lector de tarjetas magnéticas

Un sistema de acceso magnético o de tarjeta funciona con tarjetas con bandas magnéticas en el reverso que pueden ser leídas por un lector de tarjetas electrónico instalado en cada punto de entrada. También se denominan sistemas de entrada de banda magnética porque requieren que el usuario pase físicamente la tarjeta.

Los sistemas de entrada con tarjeta magnética son relativamente sencillos porque no necesitan ningún hardware adicional aparte del lector. El lector se conecta directamente al sistema de cerradura de tarjeta magnética. Las soluciones de cierre de puertas con tarjeta magnética son excelentes para aplicaciones en las que hay que limitar el acceso a zonas específicas, pero no se necesitan funciones de seguridad avanzadas.

Los sistemas de entrada con tarjeta magnética funcionan bien en complejos de apartamentos, universidades, colegios y oficinas donde es necesario controlar la asistencia y acceder a zonas seguras. Los porteros automáticos también son una opción popular para las pequeñas empresas que buscan una forma fácil y económica de controlar el acceso a sus instalaciones.

Los sistemas de portero automático con tarjeta magnética también pueden utilizarse más allá de los puntos de entrada. Por ejemplo, las empresas y universidades pueden optar por instalar sistemas de tarjetas magnéticas para permitir el acceso a las impresoras y para fines de inscripción o control de horarios. 

Sistemas de cierre con tarjeta de proximidad

Las tarjetas de acceso de proximidad para puertas utilizan la identificación por radiofrecuencia (tecnología RFID) para comunicarse con los sistemas lectores de tarjetas de seguridad. Este tipo de cerradura de tarjeta no requiere contacto físico entre la tarjeta y el lector. En su lugar, basta con colocar la tarjeta cerca del lector para transmitir los datos.

Un sistema de acceso mediante tarjeta de proximidad ofrece un mayor nivel de seguridad que un sistema de acceso mediante tarjeta magnética, porque las tarjetas son más difíciles de duplicar. Además, se pueden programar muchas tarjetas con distintos niveles de derechos de acceso para mayor seguridad.

Un sistema de acceso a puertas mediante tarjetas de proximidad funcionará bien en organizaciones con zonas de mucho tráfico, como hospitales y fábricas, donde es necesario permitir o denegar rápidamente el acceso al personal.

Sistemas de acceso con tarjeta

Un sistema de acceso con tarjeta identificativa es un sistema de acceso con llave que utiliza la tarjeta identificativa de una persona para permitir o denegar el acceso. Como cualquier otro sistema de portero electrónico, la tarjeta identificativa contiene un chip o etiqueta RFID con información sobre los derechos y niveles de acceso del titular. Sin embargo, también puede incluir una foto, departamento, cargo u otra información para identificarlos rápidamente.

Las cerraduras de credenciales están programadas para reconocer las credenciales que cumplen los criterios necesarios y rechazar las no registradas. Dependiendo de la solución, un sistema de acceso mediante tarjeta identificativa puede requerir una autenticación adicional, como un código PIN o un escáner de huellas dactilares, para la seguridad MFA.

Una gran ventaja de un sistema de acceso con tarjeta identificativa es que facilita el seguimiento de quién ha accedido a qué zonas y cuándo. También es un sistema de seguridad de acceso con tarjeta muy cómodo, porque los usuarios no tienen que llevar su tarjeta de identificación y una tarjeta llave aparte.

Los sistemas de cerraduras de puerta con tarjeta identificativa son una opción excelente para organizaciones con mucho personal, como hospitales o universidades, donde es necesario limitar y controlar el acceso. También son una opción excelente para empresas como fábricas en las que muchos trabajadores entran en contacto a diario con materiales peligrosos o equipos delicados y se beneficiarían de tener formas rápidas pero seguras de acceder a diversas partes de las instalaciones sin necesidad de llaves adicionales ni complicados códigos de acceso.

Descubre las ventajas de un sistema de portero con tarjeta de acceso

Hay una razón por la que los sistemas de tarjetas de acceso están tan extendidos en la seguridad de propiedades comerciales. Aunque no es necesariamente la tecnología más avanzada del mercado, las cerraduras de tarjeta llave para puertas ofrecen una amplia gama de ventajas.

• Mayor seguridad: Las cerraduras de puertas con tarjeta llave ofrecen una forma segura de controlar quién puede entrar en edificios, aparcamientos y zonas sensibles. Se programan códigos únicos en las tarjetas llave, que deben coincidir con el sistema para entrar, impidiendo el acceso no autorizado. En comparación con las llaves tradicionales o los códigos PIN compartidos, los sistemas comerciales de control de acceso con tarjeta ofrecen mayor seguridad porque cada persona necesita una credencial única para desbloquear la puerta.
• Seguimiento mejorado: Un sistema de tarjetas de acceso a puertas puede proporcionar datos sobre quién entra y sale de un edificio, lo que permite a las empresas identificar fallos de seguridad y controlar la actividad en tiempo real. Los datos también pueden utilizarse para el seguimiento del tiempo de los empleados o la gestión de visitantes, y proporcionar información crucial para auditorías o investigaciones forenses.
• Mayor comodidad: Un sistema de acceso enfocado en el uso de tarjetas elimina la molestia de llevar encima llaves físicas. Permite acceder a lugares de trabajo y zonas vulnerables de forma rápida y segura, reduciendo el tiempo y el esfuerzo de los procesos de entrada y salida. Además, las cerraduras de puertas con tarjeta llave son mucho más fáciles de usar. Al fin y al cabo, a las puertas que funcionan mediante este sistema basta con solo tocarlas o deslizar la tarjeta para abrirlas, y eso es mucho más fácil que manipular las llaves tradicionales.
• Flexibilidad: Los sistemas de tarjeta-llave pueden actualizarse y modificarse fácilmente para reflejar cambios en el personal o en los privilegios de acceso, lo que proporciona una solución flexible y escalable. Además, las tarjetas llave pueden programarse con fechas de caducidad, para que queden inactivas automáticamente después de un determinado periodo.
• Fácil gestión: Un sistema de acceso mediante tarjetas llave puede gestionarse de forma centralizada, lo que facilita la supervisión y el control del acceso a varios edificios o zonas de una instalación. Como resultado, con las cerraduras con tarjeta, las empresas pueden actualizar rápidamente la configuración en todos los sitios desde una ubicación central, ahorrando tiempo y dinero a la vez que garantizan protocolos de seguridad coherentes en toda la organización.
• Rentabilidad: Los sistemas de portero automático con tarjeta llave son una solución de seguridad rentable, ya que requieren unos costes de instalación y un mantenimiento continuos mínimos. Además, si alguien pierde una tarjeta, para asegurar una puerta con acceso de tarjeta basta con revocar el acceso y sustituir la tarjeta. Con una cerradura tradicional, si alguien pierde la llave, hay que cambiar la cerradura y volver a cortar todas las llaves, lo que puede acumularse rápidamente, sobre todo en empresas con mucha rotación.

Desventajas de un sistema de cerraduras de tarjeta

Aunque las cerraduras de tarjetas de acceso proporcionan mayor seguridad, comodidad y flexibilidad, también tienen algunos inconvenientes. Antes de invertir en sistemas de tarjetas de acceso para tu empresa, asegúrate de sopesar estas desventajas con otras opciones de seguridad.

Riesgos de seguridad de una solución de control de acceso con tarjeta

Aunque proporcionan un nivel de seguridad, las cerraduras de tarjeta para puertas conllevan riesgos de seguridad inherentes que deben tenerse en cuenta.

• Propensas a sufrir daños: La tarjeta de acceso a la puerta puede ser propensa a sufrir daños, causando interrupciones en el acceso a un edificio. A veces, la tarjeta de acceso puede dañarse y dejar de funcionar, por lo que es necesario sustituirla.
• Fácil de extraviar o perder: Las tarjetas llave son pequeñas y se pierden o extravían con facilidad, por lo que es necesario sustituirlas, lo que puede llevar tiempo y resultar costoso. Por no mencionar que una tarjeta llave de seguridad extraviada en las manos equivocadas es un riesgo enorme para cualquier empresa.
• Tiempos de espera variables: El tiempo de espera para fabricar una nueva tarjeta puede variar, lo que puede provocar retrasos en el acceso.
• Fáciles de duplicar: Las tarjetas llave, especialmente las que se utilizan para un sistema de entrada con tarjeta magnética, son relativamente fáciles de copiar con dispositivos baratos.

Desafíos a la hora de ampliar soluciones de puertas con tarjeta llave

A medida que una empresa crece, el sistema de entrada puede resultar cada vez más difícil de gestionar.

• Falta de gestión centralizada: Los sistemas de tarjetas llave tradicionales pueden no ofrecer una gestión centralizada, lo que dificulta a las empresas con varias sedes la gestión eficaz del sistema.
• Retrasos en la incorporación: Los retrasos en la emisión de tarjetas llave pueden alargar los procesos de incorporación y provocar pérdidas de ingresos.
• Cambios que requieren reemisión: Los cambios en el sistema pueden requerir la reemisión de las tarjetas llave de todos los empleados, lo que añade complejidad y costes.
• Se necesitan varias tarjetas: El personal con acceso a más de un local puede tener que llevar consigo varias tarjetas llave, lo que puede resultar incómodo y aumentar potencialmente la carga administrativa de la empresa.

Factores que influyen en el coste de instalar un sistema de cerraduras de tarjeta

El tamaño y la distribución del edificio que requiere un sistema de acceso mediante tarjetas llave influirán significativamente en el coste, porque determinarán el número de escáneres, cerraduras y cableado necesarios para instalar el sistema. Las distribuciones complejas o de varios pisos pueden añadir complejidad y costes adicionales. Por ejemplo, un complejo de varios inquilinos con oficinas públicas y privadas, o un sistema de seguridad con entradas para vehículos y peatones requerirá más cableado y lectores de tarjetas llave que un simple edificio de una sola planta con una sola entrada principal.

Tipo de lector de tarjetas de acceso

El tipo de lector de tarjetas utilizado también puede afectar al coste de un sistema de cerradura con tarjeta llave. Algunos lectores de tarjetas llave tendrán más funciones y capacidades de seguridad que otros, como compatibilidad con varios tipos de credenciales o cámaras de vídeo incorporadas, lo que puede aumentar el coste. Según el nivel de seguridad requerido, los precios pueden variar mucho.

Número de tarjetas llave necesarias

Otro factor que influye en el coste del sistema de portero automático es el número de tarjetas llave necesarias para el personal y los terceros que requieran acceso regular. El coste de las tarjetas físicas y los costes administrativos asociados a su emisión deberán tenerse en cuenta en el presupuesto global de funcionamiento del sistema.

Requisitos de software para una solución de entrada mediante tarjeta llave

Al instalar un sistema de entrada mediante tarjeta llave, hay que tener en cuenta los requisitos del software. Los sistemas más nuevos requieren un software diferente al de los sistemas tradicionales, lo que a menudo requiere actualizaciones que pueden resultar caras cuando se instala una solución híbrida. Incluso cuando se instala un sistema de acceso mediante tarjeta llave completamente nuevo, hay que obtener y configurar el software, lo que puede aumentar el coste.

Un software intuitivo con gestión remota o basada en la nube puede aumentar la flexibilidad operativa de los sistemas de cierre de puertas con tarjeta llave, permitiendo a los equipos sincronizar usuarios, ajustar permisos, cambiar horarios de puertas y mucho más, sin estar físicamente in situ.

Funciones de seguridad adicionales

Para mayores niveles de seguridad, pueden ser necesarias funciones adicionales, como videovigilancia integrada o sensores de movimiento. Estas funciones pueden aumentar el coste del sistema de portero automático, pero pueden mejorar significativamente la postura de seguridad.

Por ejemplo, invertir en un sistema de control de acceso mediante tarjeta llave con vídeo integrado puede dar a tus equipos una verificación visual de los usuarios que pasan la tarjeta. Del mismo modo, los sistemas de acceso a puertas con tarjeta llave pueden ser más eficaces si incorporan tecnología de reconocimiento de matrículas.

Costes de instalación

Los costes de instalación dependerán de la complejidad del trabajo y del tipo de sistema que se instale. Normalmente se recomienda una instalación profesional para los sistemas de control de acceso mediante tarjeta llave más grandes, lo que aumenta el coste total pero mejora la fiabilidad y durabilidad de tu seguridad.

Gastos de mantenimiento

Por último, el mantenimiento continuo es necesario para seguir el ritmo de las demandas operativas; habrá que tener en cuenta gastos adicionales en cualquier sistema de acceso de puertas con tarjeta. Los costes de mantenimiento dependerán del tipo de sistema de acceso con tarjeta, de las funciones que ofrezca y de las actualizaciones de software o hardware que puedan ser necesarias.

Integración de soluciones de entrada con tarjeta llave con los sistemas de seguridad existentes

Integrar los sistemas de acceso mediante tarjeta-llave con otros sistemas de seguridad puede reportar importantes beneficios en cuanto a mejora de la seguridad, comodidad y rentabilidad de la inversión. Al combinar varias capas de tecnología de seguridad, las empresas pueden garantizar que sus instalaciones permanezcan seguras y protegidas.

Se pueden desplegar muchos tipos de integraciones con una solución de acceso mediante tarjeta llave, lo que da a las empresas flexibilidad para personalizar sus estrategias de seguridad:

• Sistemas de interfono: Los sistemas de interfono pueden integrarse con el control de acceso mediante tarjeta llave, permitiendo al personal comunicarse con los visitantes antes de permitirles el acceso. Algunos sistemas de portero automático combinan un interfono y un lector de tarjetas en un solo dispositivo.
• Videovigilancia: Instalar cámaras de vídeo con sensores de movimiento junto a tu sistema de control de acceso con tarjeta puede dar a las empresas una visión en tiempo real de las instalaciones para verificar cualquier actividad de acceso.
• Sistemas de alarma: Integrar un sistema de tarjetas llave con alarmas puede activar la alarma si una persona no autorizada intenta acceder a una zona restringida, lo que ayuda a disuadir a visitantes no deseados y mantiene informado al personal de seguridad de cualquier incidente.
• Gestión de visitas: Tu sistema de tarjetas de acceso puede integrarse con herramientas de visitas para crear automáticamente permisos de visita para reuniones, y emitir tarjetas llave personalizadas cuando los invitados se registren en tu edificio.
• Biometría: Instalar sistemas de control biométrico, como escáneres de reconocimiento facial o de huellas dactilares, puede ofrecer mayores niveles de seguridad como método MFA.
• Soluciones de bloqueo: Muchos sistemas de acceso mediante tarjeta llave también son compatibles con soluciones de bloqueo, que permiten al personal o a los primeros intervinientes activar fácilmente la cerradura de una puerta con credenciales de tarjeta llave en caso de emergencia. Esto puede facilitar una rápida evacuación de las instalaciones y minimizar las pérdidas.

Cuestiones para tener en cuenta al planificar un sistema de acceso con tarjeta llave y de bloqueo de puertas

Los propietarios de negocios y los administradores de propiedades comerciales deben tener en cuenta varios factores al seleccionar un sistema de tarjetas clave o identificadores de empleados. La seguridad, la eficacia, la escalabilidad, la experiencia del usuario, la integración, la asistencia y el coste desempeñarán un papel en el proceso de toma de decisiones. Utiliza la siguiente lista de comprobación para planificar con éxito la implantación en tu empresa:

Seguridad

• ¿Hasta qué punto es seguro el sistema de cerraduras de puertas mediante tarjeta llave? ¿Dispone de cifrado y otras funciones de seguridad?
• ¿Qué ocurre si se pierde o roban una tarjeta llave? ¿Se puede revocar fácilmente el acceso?
• ¿Existe algún tipo de supervisión para alertar de posibles vulnerabilidades o fallos?

Eficacia

• ¿Es fácil conceder y revocar el acceso a las cerraduras con tarjetas llave?
• ¿Experimentan los empleados algún retraso al entrar o salir con sus tarjetas-llave?
• ¿Cuánto tiempo lleva la instalación y cuáles son los requisitos de mantenimiento continuo?

Escalabilidad

• ¿Es fácil añadir nuevos usuarios o cambiar los niveles de acceso con el sistema de tarjeta-llave?
• ¿Habrá que sustituir el sistema de tarjeta-llave de acceso si la organización crece o cambia sus necesidades?
• ¿Es compatible el sistema de lector de tarjetas de acceso a puertas con otros tipos de credenciales?

Experiencia del usuario

• ¿Es intuitivo y fácil de usar el sistema de tarjetas de acceso?
• ¿Este proporciona una buena experiencia a los usuarios cuando entran o salen con sus tarjetas de acceso?
• ¿Existen funciones que faciliten a los empleados el uso del sistema, como consejos o indicaciones útiles?

Integración

• ¿Se puede integrar fácilmente el sistema de portero automático con otros sistemas, como videovigilancia y alarmas?
• ¿Ofrece el proveedor asistencia para la integración con la arquitectura informática existente?
• ¿Es el sistema de bloqueo de puertas compatible con los sistemas operativos, navegadores y dispositivos móviles más populares?

Coste

• ¿Cuáles son los costes iniciales de instalación y del hardware de las cerraduras de puertas de acceso mediante tarjeta llave?
• ¿Hay costes continuos de mantenimiento y actualizaciones?
• ¿Cómo se compara el coste con otros productos similares del mercado?

Asistencia

• ¿Hay servicios de asistencia técnica disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, en caso necesario?
• ¿Ayuda el proveedor a solucionar problemas o a formar a los usuarios para que utilicen correctamente el sistema de tarjetas de acceso?
• ¿Tiene la empresa un buen historial de servicio y satisfacción del cliente?

Inversión en un sistema de acceso y entrada mediante tarjeta llave para empresas y edificios

Los sistemas de acceso mediante tarjetas llave ofrecen a las empresas una forma práctica, versátil y rentable de supervisar y controlar el acceso a un edificio o zona. Con la planificación adecuada, las empresas pueden asegurarse de que toman la decisión correcta al seleccionar un sistema de tarjeta-llave para sus necesidades.

Si tienen en cuenta las cuestiones de seguridad, eficacia, escalabilidad, experiencia del usuario, integración, asistencia y coste expuestas anteriormente, las empresas pueden decidir qué sistema de cerradura de puerta de tarjeta-llave se adapta mejor a sus necesidades. Con una solución de seguridad de acceso a puertas con tarjeta avanzada y preparada para el futuro, las organizaciones pueden disfrutar de la tranquilidad de saber que sus instalaciones están seguras y protegidas.