Guía completa de sistemas comerciales de control de accesos para edificios de oficinas

¿Qué es un sistema comercial de control de accesos?

Un sistema comercial de control de acceso ayuda a las empresas a gestionar de forma segura quién puede entrar en sus instalaciones. Los sistemas de control de acceso a edificios comerciales permiten que sólo el personal autorizado entre en una zona o edificio utilizando un lector y credenciales como tarjetas, teclados, biometría y otros métodos de autenticación. 

El control de acceso para oficinas o edificios comerciales también proporciona un registro de auditoría que las empresas pueden utilizar para saber quién entró y a qué hora. Los datos de entrada de los sistemas de control de acceso a puertas comerciales son útiles para detectar cualquier actividad sospechosa, ya que cada intento de desbloqueo se registra y graba. Los sistemas de control de accesos también pueden integrarse con otros sistemas de seguridad, como los sistemas de videovigilancia CCTV, las alarmas de intrusión y los sistemas de seguridad contra incendios.

Los componentes de los sistemas de control de accesos comerciales para edificios y oficinas

Los sistemas de control de acceso a puertas comerciales constan de una serie de componentes que funcionan juntos para permitir o restringir el acceso. Todo sistema de control de accesos para oficinas debe tener estos componentes básicos:

• Panel de control — El panel de control es el componente central de un sistema de control de acceso comercial. Suele estar situado en un armario informático o en una sala de servidores, y almacena todos los datos necesarios para que el sistema funcione. Los paneles de control o concentradores contienen software que procesa las entradas de los lectores de puertas y las credenciales, y envía órdenes a los mecanismos de desbloqueo cuando se identifica al personal autorizado. 

• Lectores de puerta — En los sistemas de control de acceso a oficinas, los lectores de puerta escanean las credenciales presentadas por los usuarios en los puntos de entrada y envían los datos al panel de control. Se pueden utilizar distintos tipos de lectores de puerta según el nivel de seguridad deseado y los tipos de credenciales necesarios. 

• Credenciales — Las credenciales para el control de acceso a puertas comerciales almacenan los datos utilizados para autenticar a los usuarios y concederles acceso al edificio. Según el tipo de sistema de control de acceso a la oficina, pueden presentarse en forma de tarjetas, llaveros, aplicaciones móviles, datos biométricos, códigos PIN y más. Además, las compañías pueden aplicar medidas de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores, dependiendo del tipo de credencial y del sistema de lectura utilizado.

• Hardware de la cerradura — es el componente físico del sistema que funciona en tándem con el panel de control y los lectores para restringir el acceso o permitir que un usuario acceda. Una vez recibida la autorización del panel de control, el hardware de la cerradura se desbloqueará para permitir que el usuario abra la puerta. Las cerraduras tienen muchos diseños diferentes, con nuevas tecnologías como las cerraduras inteligentes que incorporan funciones de desbloqueo remoto y en tiempo real.

• Software de gestión — El software de gestión para el control de acceso a oficinas es una plataforma que permite a las empresas gestionar los derechos de acceso de los usuarios, establecer reglas de autenticación, hacer un seguimiento de la actividad de los usuarios, recibir alertas y mucho más. Puede estar alojado en un servidor local y utilizar la red local para la conectividad, o puede ser una plataforma basada en la nube que permita el acceso totalmente remoto.

Tipos de sistemas de control de accesos para oficinas y comercios

Los sistemas para gestionar el control de accesos a edificios comerciales y de oficinas tienen distintos niveles de complejidad, según los tipos de componentes instalados, la forma de gestionar el software y la configuración del sistema.

Sistemas de control de accesos comerciales conectados por cable

Los sistemas de acceso comercial tradicionales se construyen en torno a un panel de control central conectado a los lectores de puertas y los mecanismos de cierre mediante cables rígidos. Suelen considerarse más seguros, pero tienen limitaciones. Por ejemplo, un único panel de control sólo puede admitir un número determinado de puntos de acceso. Por tanto, un edificio con varias entradas que superen la capacidad de un panel de control tendría que instalar varios paneles de control o limitar los puntos de acceso.

Sistemas de acceso comercial basados en IP

En los sistemas basados en IP, los componentes del sistema de control de acceso a oficinas se conectan a través de redes como Ethernet o Wi-Fi. Este tipo de sistema es más versátil que los sistemas tradicionales, ya que permite la ampliación sin instalar paneles de control adicionales. Sin embargo, la piratería informática y los ciberataques son problemas potenciales con los sistemas basados en IP, ya que los componentes suelen conectarse a Internet.

Modelos de control de accesos para oficinas

Es importante elegir una configuración de control de acceso comercial que tenga sentido para el número de usuarios, los niveles de acceso y los tipos de funciones de una organización. El control de acceso discrecional simple para entornos comerciales otorga a todos los usuarios los mismos derechos y privilegios de acceso, mientras que el control de acceso basado en reglas y funciones para oficinas asigna distintos permisos en función del cargo, departamento u otros factores de un usuario.

Sistemas locales de control de acceso a oficinas

Los sistemas locales de control de acceso se alojan en un servidor situado en la propiedad y utilizan la red local para la conectividad. Este tipo de sistema requiere acceso físico al servidor para realizar cualquier cambio, lo que puede ser preferible para organizaciones de alta seguridad que necesitan una mayor supervisión de sus sistemas. Sin embargo, los sistemas en sitio pueden ser caros de mantener y engorrosos de actualizar, sobre todo si hay que gestionar varios sitios y ubicaciones.

Sistemas comerciales de control de acceso basados en la nube

Los sistemas de control de accesos basados en la nube se alojan en un servidor remoto y se conectan a través de Internet. Este sistema puede ser más rentable que un sistema de acceso comercial en sitio porque elimina la inversión en costosos servidores y, en su lugar, requiere una suscripción con una compañía de alojamiento externa. El control de acceso nativo en la nube para oficinas también es fácil de escalar y gestionar desde cualquier lugar. Sin embargo, los sistemas basados en la nube pueden ser vulnerables a la piratería informática y al uso indebido si no se aplican sólidas políticas de ciberseguridad.

Métodos más comunes de sistemas de acceso a puertas comerciales

Las compañías pueden elegir entre una gran variedad de sistemas comerciales de control de acceso, con lectores que admiten una amplia gama de tipos de credenciales. Algunos de los lectores de control de acceso a oficinas más populares admiten:

• Sistemas de tarjetas llave y llaveros 

• Teclados o códigos PIN

• Aplicaciones móviles y credenciales digitales 

• Entrada biométrica

Ventajas de los sistemas de control de accesos de seguridad comercial

Los sistemas de control de acceso de seguridad para puertas comerciales ofrecen diversas ventajas a las empresas. Al tomar la decisión de invertir en nuevos sistemas de seguridad, es importante tener en cuenta cómo el control de accesos para oficinas y propiedades comerciales puede afectar a las operaciones generales, el rendimiento y la seguridad.

• Mayor seguridad: Los sistemas de control de accesos a edificios comerciales proporcionan una capa adicional de seguridad al garantizar que sólo puedan entrar en las instalaciones las personas debidamente autenticadas y autorizadas. Como resultado, las empresas pueden regular el acceso a todo el edificio y a zonas específicas, garantizando que las áreas confidenciales se mantengan seguras. 

• Mayor eficacia: Los sistemas de control de acceso para edificios comerciales automatizan y agilizan el proceso de concesión de acceso, facilitando y agilizando la entrada del personal autorizado. Un buen sistema de control de acceso a puertas comerciales puede ayudar a reducir los atascos en las horas punta y facilitar la entrada sin problemas a los visitantes o contratistas autorizados. También reducen la necesidad de recursos humanos para supervisar y autorizar el acceso, liberando así al personal para que se centre en otras tareas.

• Supervisión en tiempo real: Los sistemas de control de acceso a puertas comerciales dan a las compañías visibilidad en tiempo real de quién accede a las instalaciones y dónde, para que puedan identificar rápidamente cualquier actividad sospechosa. Tener una visión en tiempo real de los intentos de acceso también puede ayudar a los administradores de propiedades a comprender mejor los niveles de uso y ocupación para optimizar el espacio a lo largo del tiempo. En lo que respecta a la seguridad comercial, los sistemas de control de acceso también generan registros de auditoría que facilitan el seguimiento de los movimientos y la detección de accesos no autorizados.

• Locales más seguros: Los sistemas de control de acceso a edificios comerciales ayudan a las empresas a impedir accesos no deseados y minimizar el riesgo de robo o vandalismo, contribuyendo a mantener a salvo a los empleados. Un sistema de acceso a oficinas visible puede actuar como elemento disuasorio para posibles delincuentes, y también muestra al personal y a los visitantes que la administración del inmueble invierte activamente en la seguridad. 

• Mayor flexibilidad: Las necesidades de las empresas cambian constantemente. Los sistemas de control de accesos comerciales proporcionan a las empresas una mayor flexibilidad en la gestión del acceso de empleados, proveedores, equipos de mantenimiento y visitantes. Por ejemplo, las compañías pueden cambiar el control de acceso del personal de oficina para reflejar los cambios de funciones u horarios, y conceder derechos de acceso temporales a visitantes y contratistas. Además, un sistema de control de acceso de seguridad comercial para oficinas permite a los equipos emitir y revocar derechos de acceso al instante cuando sea necesario.

• Control remoto: Los sistemas de control de acceso a edificios comerciales conectados a la nube permiten a las empresas gestionar y supervisar su sistema de seguridad a distancia, permitiéndoles hacer cambios, añadir usuarios y ver registros de auditoría desde cualquier lugar. Esto puede ser útil en situaciones como desbloquear la puerta fuera del horario de trabajo para un mensajero sin tener que desplazarse hasta la oficina, o ajustar los permisos de acceso para un empleado que se encuentra en otra ubicación. 

• Fácil integración: Para sacar el máximo partido de un sistema de control de acceso comercial, asegúrate de que está diseñado para integrarse fácilmente con los sistemas de seguridad existentes, como los sistemas de alarma y CCTV. Un sistema de acceso a oficinas integrado proporciona a las empresas una solución completa que garantiza el máximo nivel de seguridad, mejora la visibilidad y agiliza las operaciones.

Consideraciones importantes para elegir un sistema de control de acceso comercial y para oficinas

Al elegir un sistema de control de accesos para oficinas y comercios, las empresas deben tener en cuenta los siguientes factores:

Requisitos de seguridad

Los requisitos de seguridad varían según la aplicación e influirán en el tipo de sistema de control de acceso a oficinas que se necesite.

Por ejemplo, una empresa que desarrolle y fabrique nuevos productos puede tener requisitos de seguridad más estrictos y un sistema de control de acceso comercial más complejo para proteger su propiedad intelectual. Esto podría incluir funciones como la autenticación de dos factores o el despliegue de un control de acceso multinivel para las zonas de la oficina con distintos niveles de autorización.

Por el contrario, una empresa de jardinería o una tienda minorista pueden tener requisitos de seguridad muy diferentes que un sistema de control de acceso más sencillo puede satisfacer. Los sistemas de acceso comerciales pueden configurarse para mantener las entradas principales abiertas al público durante el horario comercial, mientras se restringen los almacenes y las trastiendas sólo a los empleados.

Número de puntos de acceso y ubicaciones

El número de puntos de entrada necesarios para un edificio comercial u oficina también determinará el tipo de sistema de control de acceso de seguridad comercial que se necesita.

Por ejemplo, los sistemas de control de accesos de un edificio comercial de oficinas que albergue múltiples negocios y puntos de acceso serán más complejos que los de una oficina pequeña con sólo una o dos puertas. Los sistemas comerciales de acceso también pueden utilizarse para restringir el acceso a aparcamientos o garajes, torniquetes y ascensores. 

Del mismo modo, si una empresa tiene varias sedes, habrá que instalar un sistema de control de acceso comercial en cada una de ellas. Invertir en un sistema en red es una opción inteligente en este caso, ya que todas las sedes pueden controlarse y supervisarse desde un único panel de control. 

Número de usuarios

El número de usuarios que necesitan acceso también debe tenerse en cuenta al seleccionar un sistema. Cuantos más usuarios, más complejo debe ser el sistema.

Por ejemplo, las empresas con cientos de empleados y un alto nivel de tráfico peatonal, como visitantes y contratistas, necesitan un sistema que pueda gestionar varios perfiles de usuario con diferentes privilegios de acceso. Otras características podrían ser la posibilidad de añadir y eliminar usuarios fácilmente y la compatibilidad con varios tipos de credenciales en un único sistema de control de acceso a la oficina.

Compatibilidad con los sistemas de seguridad existentes

El número de usuarios que necesitan acceso también debe tenerse en cuenta al seleccionar un sistema. Cuantos más usuarios, más complejo debe ser el sistema.

Por ejemplo, las empresas con cientos de empleados y un alto nivel de tráfico peatonal, como visitantes y contratistas, necesitan un sistema que pueda gestionar varios perfiles de usuario con diferentes privilegios de acceso. Otras características podrían ser la posibilidad de añadir y eliminar usuarios fácilmente y la compatibilidad con varios tipos de credenciales en un único sistema de control de acceso a la oficina.

Escalabilidad y diseño preparado para el futuro

A medida que una empresa crece, sus sistemas de control de accesos de seguridad comercial deben poder ampliarse con ella. Esto incluye la posibilidad de añadir más puntos de acceso, usuarios adicionales y funciones personalizadas.

Una pequeña empresa puede empezar con un sistema de control de accesos básico, pero a medida que crece y los requisitos de seguridad se hacen más complejos, el sistema debe poder adaptarse a este crecimiento. De lo contrario, la empresa corre el riesgo de tener que sustituir el sistema más adelante, lo que podría ser un error muy costoso.

También es importante que los sistemas de control de acceso a edificios comerciales protejan contra las amenazas de seguridad conocidas. Dado que el panorama de la seguridad cambia constantemente, invertir en sistemas de control de accesos para oficinas que admitan implantaciones automáticas de funciones y actualizaciones de software ayudará a proteger a las empresas de las vulnerabilidades más recientes a medida que se vayan identificando.

Fiabilidad

No hay que pasar por alto la fiabilidad del sistema de control de accesos. Al seleccionar una solución, las empresas deben buscar un sistema de acceso comercial que ofrezca tiempos de respuesta rápidos y un tiempo de actividad maximizado. Es fundamental que el sistema funcione correctamente y no cause retrasos cuando los usuarios entran o salen de un edificio, por lo que es crucial una tecnología que garantice un desbloqueo rápido.

Si el sistema de control de accesos de una empresa no es fiable, también puede provocar graves problemas de seguridad. Por ejemplo, una puerta que no se cierra correctamente podría provocar un aumento de los robos o de las violaciones de datos. Del mismo modo, los dispositivos con una conectividad poco fiable podrían dejar las puertas desbloqueadas involuntariamente durante cortes de electricidad o de Internet, o provocar bloqueos accidentales e interrumpir las operaciones de la empresa.

Facilidad de uso

Las empresas también deben evaluar la facilidad de uso del sistema de control de accesos. Cuanto más fácil sea instalar, configurar y gestionar los perfiles de usuario, mejor. Esto es especialmente importante en aplicaciones con muchos usuarios, ya que todos esos perfiles tendrán que gestionarse rápida y fácilmente.

La interfaz de usuario debe ser intuitiva, con instrucciones claras sobre cómo configurar el sistema, añadir o eliminar usuarios, establecer privilegios de acceso y supervisar las actividades de acceso. Si el sistema es demasiado complicado o requiere horas de formación, podría dar lugar a errores de los usuarios y a fallos de seguridad.

Tomemos como ejemplo un gran centro médico. Con cientos de empleados, visitantes y pacientes entrando y saliendo cada día, un sistema de control de accesos fiable y fácil de usar es esencial para garantizar la seguridad del personal y de los pacientes. Sin embargo, si el sistema es demasiado complicado o poco fiable, podría dar lugar a graves problemas de seguridad. Incluso para un sistema de control de acceso a una oficina, entrar en el edificio no debería ser complicado. Un buen sistema de control de accesos comercial dará prioridad a la comodidad, sin sacrificar la seguridad.

Proveedor reputado

Trabajar con un proveedor reputado, con conocimientos y experiencia en control de accesos comerciales, también es esencial para una implantación satisfactoria. Debe ser capaz de ofrecer una solución integral que satisfaga las necesidades específicas de la empresa y sus requisitos de seguridad.

El proveedor debe conocer bien el sector, así como la tecnología más reciente y las tendencias del control de accesos comercial, para poder orientar sobre el mejor sistema para la aplicación. Además, la compañía debe ofrecer un excelente servicio de atención al cliente y asistencia técnica si surge algún problema.

Presupuesto

Los costes de un sistema de control de accesos comercial pueden variar mucho, y una buena solución no es una inversión pequeña. Las empresas deben determinar su presupuesto, investigar los distintos sistemas disponibles y elegir uno que cumpla sus requisitos y se ajuste a su presupuesto. Además, al establecer un presupuesto de seguridad deben tenerse en cuenta los costes corrientes, como el mantenimiento y la asistencia.

Sin embargo, las compañías no deben comprometer la seguridad por limitaciones presupuestarias. Invertir en un sistema de control de accesos de calidad puede garantizar la seguridad de las instalaciones, el personal y los documentos confidenciales.

¿Debería tu empresa invertir en un sistema inteligente de control de acceso a puertas comerciales?

Los sistemas de control de acceso a edificios comerciales son esenciales para la estrategia de seguridad de cualquier empresa. Seleccionar un control de acceso para edificios de oficinas incluye encontrar uno que sea fiable, fácil de usar y compatible con los sistemas de seguridad existentes. También es vital trabajar con un proveedor experimentado que conozca las últimas tendencias tecnológicas en control de accesos comerciales. Invirtiendo en un sistema de control de accesos para oficinas de calidad, las empresas pueden garantizar la seguridad de sus instalaciones y su personal.